Modalità di gestione dei preventivi
È possibile creare preventivi in due modalità diverse:
- Tramite il comando “Preventivo veloce” del menu “Nuovo”.
- Durante la compilazione di una pratica a seguito della prenotazione di un appuntamento.
– Tramite il “Preventivo veloce” non è necessario inserire i dati relativi al veicolo, essi potranno essere inseriti in un secondo momento quando il preventivo verrà accettato e si avvierà la procedura per la creazione della pratica.
– Durante la compilazione della pratica è necessario avere a disposizione i dati del veicolo, oppure esso deve essere già memorizzato negli archivi del software. Solo dopo aver salvato la pratica, è possibile avere accesso alla scheda che consente la realizzazione del preventivo.
In entrambi i casi i preventivi vengono memorizzati dal sistema ed è possibile rintracciarli tramite la schermata “Preventivi”, accessibile dal menu “Archivi”.
Creazione preventivo tramite menu
- Cliccare sul menu “Nuovo” e selezionare il comando “Nuovo preventivo veloce”, viene visualizzata la schermata “Editor di preventivi”.
L’elenco spiega la funzione delle zone fondamentali della schermata.
A) Barra degli strumenti: contiene i comandi necessari per la realizzazione del preventivo.
B) Testata: contiene i dati identificativi del preventivo.
C) Cliente/Veicolo: visualizza, nelle rispettive schede, i dati identificativi del cliente e del veicolo in esame.
D) Righe: permette di creare, tramite gli appositi comandi, le righe che andranno a costituire il preventivo.
E) Smaltimento rifiuti: permette di impostare i costi da attribuire allo smistamento dei rifiuti.
F) Materiali di consumo: permette di impostare i costi da attribuire ai materiali di consumo.
G) Note interne: permette di inserire delle note utili come promemoria.
H) Totali: visualizza l’importo totale del preventivo.
Le zone (E-F) vengono configurate una volta per tutte nella schermata “Officina” del menu “Configurazioni”.
Barra degli strumenti
A1) Carica: comando per visualizzare la schermata “Archivio preventivi”, dalla quale è possibile selezionare il preventivo di interesse.
A2) Nuovo: comando per creare un nuovo preventivo.
A3) Salva: comando per memorizzare le modifiche eseguite sul preventivo che si sta realizzando.
A4) Ricarica: comando per ricaricare il preventivo che si sta realizzando.
A5) Elimina: comando per eliminare il preventivo visualizzato. È possibile eliminare solo i preventivi che non sono stati accettati.
A6) Stampa: comando per stampare il preventivo visualizzato.
A7) Manutenzione programmata: comando per aprire una finestra dalla quale è possibile selezionare un’operazione di manutenzione programmata da inserire nel preventivo.
A8) Manutenzione straordinaria: comando per aprire una finestra dalla quale è possibile selezionare un’operazione di manutenzione straordinaria da inserire nel preventivo.
A9) Ricambi: comando per aprire una finestra dalla quale è possibile selezionare un ricambio aftermarket da inserire nel preventivo.
A10) Visualizza i dati del veicolo: comando per aprire una finestra che permette di consultare le informazioni tecniche del veicolo inserito nella zona (C).
Testata
B1) Numero: visualizza il numero identificativo del preventivo. Viene attribuito automaticamente al salvataggio del preventivo. Se un preventivo non accettato viene eliminato, rimane un vuoto nella numerazione progressiva dei preventivi.
B2) Data: visualizza la data di creazione del preventivo. Il sistema propone automaticamente la data odierna, tuttavia l’operatore la può modificare.
B3) Valido al: visualizza la data di scadenza della validità del preventivo.
B4) Id: visualizza il codice identificativo del preventivo.
B5) Emesso da: visualizza il nome dell’operatore che ha realizzato il preventivo.
B6) Km percorsi: campo per inserire i km percorsi dal veicolo.
Cliente\Veicolo
C1) Pulsanti “Cliente” – “Veicolo”: comandi per visualizzare nella zona (C) i dati corrispondenti al cliente, oppure al veicolo.
C2) Pulsante: comando per selezionare il cliente dall’archivio “Anagrafiche”.
C3) Pulsante: comando per inserire un nuovo cliente.
C4) Targa: campo per inserire il numero di targa del veicolo.
C5) Fabbrica: campo per inserire il costruttore del veicolo.
C6) Modello: campo per inserire il modello del veicolo.
C7) Versione: campo per inserire la versione del modello del veicolo.
C8) Tipo motore: campo per inserire il tipo di motorizzazione installata sul veicolo.
Se nel campo “Targa” (C4) viene inserito un numero di targa memorizzato negli archivi del sistema, tutti i campi relativi alle caratteristiche del veicolo vengono compilati automaticamente.
Righe
D1) Pulsante: comando per inserire nel preventivo una nuova riga.
D2) Pulsante: comando per eliminare la riga corrispondente.
D3) Pulsante: comando per effettuare altre operazioni sulla riga corrispondente (visualizzare la disponibilità a magazzino, rimpiazzare il ricambio utilizzato, ecc..).
Le righe del preventivo possono essere di due tipi:
- Normale: è necessario selezionare l’articolo (tramite il click sull’apposita icona) ed inserire le quantità e l’eventuale sconto, il prezzo viene calcolato automaticamente in base ai dati inseriti negli archivi “Articoli”.
- Descrittivo: è necessario inserire esclusivamente un testo descrittivo.
Smaltimento rifiuti
E1) Tipo di calcolo: campo per selezionare la modalità con la quale viene calcolato lo smaltimento dei rifiuti.
– Percentuale sulla manodopera
– Importo fisso
– Percentuale sul totale
– Percentuale sulle materie
E2) Categoria: campo per selezionare la categoria da attribuire al costo.
E3) Costo fisso: campo per inserire il costo fisso da attribuire all’attività di smaltimento dei rifiuti.
E4) Profilo IVA: campo per selezionare il tipo di iva da applicare all’attività di smaltimento rifiuti.
Materiali di consumo
F1) Tipo di calcolo: campo per selezionare la modalità con la quale viene calcolato il costo per i materiali di consumo.
– Percentuale sulla manodopera
– Importo fisso
– Percentuale sul totale
– Percentuale sulle materie
F2) Categoria: campo per selezionare la categoria da attribuire al costo.
F3) Costo fisso: campo per inserire il costo fisso da attribuire ai materiali di consumo.
F4) Profilo IVA: campo per selezionare il tipo di iva da applicare ai materiali di consumo.
Note interne
G1) Campo adibito all’inserimento di eventuali note, utili come promemoria.
Totali
H1) Smaltimento rifiuti: visualizza la spesa applicata all’attività di smaltimento dei rifiuti
H2) Materiali di consumo: visualizza la spesa attribuita ai materiali di consumo.
H3) Righe: visualizza la spesa corrispondente alla somma delle righe riportate nel preventivo.
H4) Documento: visualizza gli importi totali del preventivo.
Per creare un preventivo tramite il menu “Nuovo”, procedere nel modo indicato.
- Tramite la zona (C), selezionare un cliente già presente in archivio tramite il pulsante (C2), oppure inserire una nuova anagrafica tramite il pulsante (C3).
- Se necessario, cliccare sul pulsante (C1) per inserire i dati del veicolo.
- Cliccare sul pulsante (D1) per inserire una nuova riga al preventivo e selezionare il tipo di riga (normale o descrittiva), poi se necessario selezionare l’articolo, la quantità e l’eventuale percentuale di sconto da applicare.
- Per inserire nel preventivo delle operazioni di manutenzione programmata o straordinaria, o dei ricambi aftermarket, cliccare sui corrispondenti pulsanti (A7-A8-A9).
- Cliccare sul pulsante (A3) per salvare il preventivo.
- Cliccare sul pulsante (A6) per stampare il preventivo.
Creazione preventivo all’interno della pratica
Per creare un preventivo all’interno della pratica, occorre prima di tutto creare un appuntamento in ”Agenda” e compilare tutti i dati della pratica:
– Dati identificativi del veicolo
– Anagrafiche dell’intestatario, del committente e del conducente
– Dati identificativi del committente
- Dopo aver completato i dati relativi alla pratica, cliccare sul pulsante (L) per salvarli.
- Immediatamente si attivano alcuni pulsanti, fra i quali quello per la creazione del preventivo (M).
- Cliccare sul pulsante (M) per accedere alla scheda “Preventivi”.
- Creare un preventivo con le stesse modalità descritte precedentemente al paragrafo “Creazione preventivo tramite menu”.
