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Nuova funzione “Marcatempo”

Note di rilascio

Per la gestione dei tempi di lavorazione all’interno dell’officina

Moduli interessati: YAP Officina – YAP Gomme

È stata introdotta la nuova funzione “Marcatempo”, pensata per gestire i tempi dedicati ai vari tipi di lavorazione svolti all’interno della tua officina.

Questa funzione permette di registrare il tempo effettivo impiegato da ciascun addetto per l’esecuzione di una specifica operazione associata a un ordine di lavoro. L’obiettivo è migliorare l’analisi della produttività, il calcolo dei costi effettivi e l’accuratezza nella fatturazione.

Come Funziona il Marcatempo

La registrazione del tempo è basata sull’avvio e sull’arresto manuale del timer, l’addetto può avviare e arrestare il “Marcatempo” in qualsiasi momento, per gestire pause o interruzioni, assicurando che venga registrato solo il tempo di lavoro effettivo.

Per garantire una maggiore flessibilità operativa, la gestione del “Marcatempo” è accessibile attraverso due piattaforme:

  1. All’interno di YAP, attraverso il pulsante disponibile nella scheda “Ordini di lavoro” di una pratica.
  2. All’interno dell’applicazione MyYAP, attraverso il pulsante disponibile nella schermata “ODL pratica“.

Uso del marcatempo da YAP

Al primo accesso nella sezione “Marcatempo” YAP mostra la schermata raffigurata.

Per avviare il “Marcatempo” è possibile procedere nei modi indicati:

Modalità di registrazione automatica

  • Cliccare sul pulsante (A), per avviare una nuova riga di attività, i campi “Utente”, “Data”, “Ora inizio” e “Descrizione” vengono compilati automaticamente;
  • Al termine della lavorazione cliccare sul pulsante (B) per interrompere la registrazione del timer. L’orario di fine verrà indicato nel campo “Ora fine” e nel campo “Tempo” vengono visualizzati i minuti impiegati per eseguire l’attività corrispondente.

Le attività inserite automaticamente sono identificate dall’icona e nel campo “Descrizione” viene inserito automaticamente “ATTIVITA’ MARCATEMPO”. Qualora si esegua una modifica di qualsiasi genere, l’icona assume il colore giallo .

Modalità di registrazione manuale

  • Cliccare sul pulsante (C), per inserire una nuova riga di attività;
  • Se necessario, selezionare l’utente nel campo (D). Come selezione predefinita è visualizzato l’utente attualmente connesso a YAP;
  • Cliccare sul pulsante (E) per salvare ed abilitare la registrazione del timer, l’orario viene indicato nel campo “Ora inizio”.
  • Al termine della lavorazione cliccare sul pulsante (B) per interrompere la registrazione del timer. L’orario di fine verrà indicato nel campo “Ora fine” e nel campo “Tempo” vengono visualizzati i minuti impiegati per eseguire l’attività corrispondente.

Le attività inserite manualmente (o modificate manualmente) sono identificate dall’icona e nel campo “Descrizione” non viene inserita nessuna informazione, è l’utente che manualmente deve inserire una descrizione.

IMPORTANTE: che l’attività sia registrata in modalità manuale o automatica, è fondamentale che la descrizione sia inserita (o modificata) in maniera tale da creare una identificazione univoca per ogni tipo di attività. Solo in questo modo si potranno ottenere dei dati significativi.

Uso del marcatempo da MyYAP

  • Accedere all’ODL e cliccare, mantenendo premuto per qualche istante, il pulsante .
    Dopo aver avviato il marcatempo, la raffigurazione del pulsante si modifica assumendo lo sfondo di colore blu.
  • Quando è necessario arrestare il timer, premere nuovamente per qualche istante il pulsante , la raffigurazione del pulsante assume nuovamente la colorazione originale.

    Nella schermata di YAP le attività inserite dall’app sono identificate dall’icona .

Il consuntivo dei tempi rilevati con la funzione marcatempo sono riportati nella scheda “Tempi” della sezione “Ordini di lavoro” della pratica corrispondente. In questa scheda viene confrontato l’importo della manodopera riportata in ODL con l’importo del consuntivo.
Il prezzo orario viene prelevato da “Configurazioni” > “Contesti” > “Officina” > “Generale” > “Costo orario manodopera”, tuttavia nella scheda “Tempi” può essere modificato manualmente.

Attenzione, nell’ordine di lavoro e nel documento fiscale finale viene comunque utilizzato l’importo originale inserito nell’ordine di lavoro.

I dati registrati dalla funzione marcatempo sono disponibili nel cruscotto “Marcatempo” della sezione “Manodopera e servizi” della BI PLUS.

Gestione priorità notifiche

Note di rilascio

Tramite implementazione nuova configurazione “Notifiche silenziate”

Moduli interessati: YAP Revisioni – YAP Officina – YAP Gomme

Al fine di ottimizzare la ricezione delle notifiche da parte dell’utente, in “Configurazioni” > “Utenti” > “Preferenze utente” è stata implementata la nuova configurazione “Notifiche silenziate” che permette all’utente di scegliere se ricevere tutte le notifiche di carattere meno urgente raggruppate in un’unica notifica riassuntiva e di impostare l’orario in cui ricevere tale notifica.

Inoltre, tramite la sezione “Eccezioni”, l’utente può selezionare una o più tipologie di notifiche da ricevere subito, indipendentemente dall’orario e dal raggruppamento.

Questa configurazione, una volta pubblicata, sarà attivata di default e l’orario di ricezione della notifica riassuntiva sarà impostato alle ore 18:00.

Importante: la modifica descritta non avrà carattere retroattivo.

Evoluzione “Business Intelligence”

Note di rilascio

Nuove dashboards, maggiore quantità di dati e informazioni più complete

Moduli interessati: YAP Revisioni – YAP Officina – YAP Gomme

Le “Dashboards” contenute nel menu “BI” di YAP sono state completamente riviste per offrire una maggior quantità di strumenti, utili per analizzare i tuoi dati aziendali in modo tale da poter prendere decisioni più ponderate.

Scopri le nuove soluzioni di Business Intelligence (BI), pensate per darti il pieno controllo dei tuoi dati.
Le nostre nuove suite di Business Intelligence sono state progettate per offrirti una visione chiara e strategica della tua attività. L’architettura dei cruscotti è in costante evoluzione, per questo motivo le specifiche dei singoli pacchetti non sono da considerarsi definitive. La nostra offerta, infatti, verrà progressivamente arricchita con ulteriori dashboards per fornirti analisi sempre più potenti e dettagliate.

Ecco la struttura attuale della nostra offerta:

  • BI FREE: La soluzione base, inclusa gratuitamente nei moduli YAP Revisioni, Officina e Gomme. Offre una panoramica di sintesi con dati aggregati su revisioni, fatturato e volumi di vendita per articoli di meccanica e pneumatici.
  • BI BASIC: Disponibile con un canone annuo, questo pacchetto espande l’analisi a dati dettagliati su fatturato e volumi, performance delle revisioni, andamento di articoli (meccanica, gomme) e manodopera, oltre a un monitoraggio di prenotazioni e comunicazioni.
  • BI PLUS: La nostra soluzione più avanzata, anch’essa su canone annuo. Include tutte le funzionalità della BI BASIC e aggiunge analisi evolute sulle marginalità, approfondimenti sulla fidelizzazione dei clienti, monitoraggio delle movimentazioni di magazzino, un sistema di supporto al riordino dei pneumatici e analisi delle performance commerciali per categorie di mercato.

Per un quadro completo, la tabella di seguito riportata indica quali dashboards sono attualmente disponibili nei vari pacchetti e quali saranno disponibili a breve:

(*) Dashboards disponibili prossimamente.

Le dashboards, anche nelle versioni Basic e Plus, sono visibili e consultabili anche senza l’attivazione dei relativi moduli, tuttavia avranno come limitazione una base dati relativa soltanto agli ultimi 7 giorni. La consultazione limitata consente di visionare in autonomia le dashboards disponibili e valutarne l’utilità per le esigenze aziendali prima dell’attivazione.

 

Nota bene: l’accesso alle dashboards è abilitato a tutte le aziende appartenenti ad un gruppo, al costo di un solo canone.

COM’È ORGANIZZATO IL MENÙ “BI”

L’immagine di seguito riportata raffigura la struttura del menù “BI”. Questa immagine è generica ed ha il solo scopo di far comprendere quali siano i componenti che costituiscono ogni schermata.
Data la continua evoluzione dei moduli BI, alcuni particolari potrebbero subire delle variazioni nel corso del tempo.

A.  CONTESTI: tramite le icone visualizzate in questa zona è possibile selezionare i contesti per i quali si vogliono consultare le dashboards.

B.  CRUSCOTTI: tramite i riquadri visualizzati in questa zona è possibile selezionare le varie dashboards disponibili per il contesto, ogni riquadro è contraddistinto da un colore di sfondo:
– GRIGIO: identifica le dashboards appartenenti alla “BI FREE”;
– VERDE: identifica le dashboards appartenenti alla “BI BASIC”;
– VIOLA: identifica le dashboards appartenenti alla “BI PLUS”.

C.  DATI: in questa zona sono visualizzati le varie tipologie di dati corrispondenti al cruscotto selezionato. I dati visualizzati nei vari riquadri possono essere rappresentati in forma grafica, testuale o tabellare. Nei vari riquadri possono essere presenti i pulsanti (C1), tramite i quali è possibile eseguire delle operazioni sul riquadro corrispondente (ad esempio espanderne il contenuto in una visualizzazione più grande, oppure scaricare i dati corrispondenti).
 C2 – Tramite questo pulsante è possibile mostrare/nascondere i filtri (D).
 C3 – Tramite questo pulsante è possibile eseguire altre operazioni sulla dashboard selezionata.

D.  FILTRI: tramite questi filtri (diversi per ogni dashboards) è possibile specificare i criteri di ricerca a cui devono rispondere i dati visualizzati nella dashboard.

E.  Pulsante RICARICA: serve per eseguire il refresh dei dati mostrati nella dashboard.

F.  Pulsante AZIENDE SELEZIONATE: questa funzionalità, dedicata agli utenti che gestiscono più sedi, è disponibile su dashboards specifiche e permette di scegliere se analizzare i dati di una singola sede, di un gruppo di sedi o di tutte le sedi contemporaneamente.

G.  Pulsante TUTORIAL: il pulsante permette di accedere ai video tutorial utili alla comprensione delle dashboards e della struttura delle BI.

Per aiutarti a sfruttare al massimo il potenziale di ogni cruscotto, abbiamo preparato un percorso formativo completo. Troverai dei video tutorial dettagliati nei singoli cruscotti e potrai iscriverti ai nostri webinar dedicati, pensati per guidarti passo passo e renderti completamente autonomo nell’analisi dei dati.

Per qualsiasi ulteriore informazione, il nostro team rimane come sempre a tua completa disposizione.

Avvio processo di migrazione App&Drive

Note di rilascio

Verso un nuovo sistema di prenotazione web

Moduli interessati: YAP Revisioni – YAP Officina – YAP Gomme

Al fine di fornire uno strumento di prenotazione più efficace ed in grado di fidelizzare i tuoi clienti, verrà avviato un processo di migrazione graduale dell’applicazione “App&Drive” verso un nuovo sistema di prenotazione web, processo che avrà una durata di 18 mesi.

Durante questa fase “App&Drive” manterrà la sua operatività standard: gli utenti già associati al tuo centro potranno continuare a prenotare gli appuntamenti presso la tua officina e a ricevere comunicazioni puntuali (non campagne commerciali), ma non sarà più possibile associare nuovi utenti alla tua azienda.

In virtù di questa migrazione, su YAP sono state eliminate le funzionalità indicate:

  1. in “Dettagli pratica” è stato rimosso il pulsante “Invia associazione App&Drive”, in quanto non sarà più possibile associare nuovi clienti;
  2. analogamente, in “Archivi” > “Tabelle” > “Veicoli” dalle azioni disponibili per ogni veicolo è stato rimosso il pulsante “Invia associazione App&Drive”.

Modificato filtro “Mezzo preferito” in creazione comunicazioni

Note di rilascio

Aggiunta opzione “Tutti” e rimosso il valore predefinito in base al tipo di comunicazione

Moduli interessati: YAP Revisioni – YAP Officina – YAP Gomme

In “Nuovo” > “Comunicazioni”, per facilitare l’utente nella creazione di una nuova comunicazione, è stato rimosso l’automatismo che impostava il valore del “mezzo preferito” nei “Filtri anagrafica” in funzione della tipologia di comunicazione scelta (SMS, Email, PostCard).

Inoltre, tra i valori selezionabili in questo filtro, è stata aggiunta l’opzione “TUTTI” che permette di includere nella comunicazione le anagrafiche a prescindere dal mezzo di comunicazione preferito impostato in ognuna di esse.

N.B. Il filtro “mezzo preferito” avrà un valore predefinito vuoto. Per poter proseguire con la creazione della comunicazione l’utente dovrà selezionare una delle opzioni disponibili.

Applicazione condizioni commerciali e/o dipendenze articolo

Note di rilascio

Da righe importate da file excel

Moduli interessati: YAP Officina – YAP Gomme

Al fine di potenziare la funzione di “importazione righe documento da file Excel”, è stata introdotta la possibilità di scegliere, in fase di importazione, se applicare o meno condizioni commerciali e/o dipendenze articolo a partire dalle righe e articoli importati.

La scelta può avvenire selezionando le opzioni:

  • “Applica condizioni commerciali”
  • “Applica dipendenze articolo”

Tali opzioni possono essere selezionate singolarmente o entrambe.

Importando il file excel desiderato, le righe dell’ EDITOR DEL DOCUMENTO verranno popolate in base all’opzione/i scelta.

Avviso “Ordini a fornitore” da evadere

Note di rilascio

In “EDITOR DI DDT INGRESSO”

Moduli interessati: YAP Officina – YAP Gomme

Al fine di consentire all’utente, durante la compilazione di un nuovo “DDT DI INGRESSO”, di verificare la presenza di “Ordine/i a fornitore non evasi”, in “EDITOR DI DDT INGRESSO”, nella scheda “Ordini a fornitore” è stato implementato un nuovo avviso

Per evadere un ordine a fornitore, cliccare sul pulsante () per accedere alla finestra “Seleziona un ordine fornitore“.

N.B. L’avviso non costituisce elemento bloccante in fase di salvataggio del documento.

Controllo univocità delle anagrafiche

Note di rilascio

Variata la logica di gestione dei duplicati

Moduli interessati: YAP Revisioni – YAP Officina – YAP Gomme

E’ stata migliorata la logica di validazione delle anagrafiche duplicate permettendone la scelta sul caso singolo e non più esclusivamente a carattere generale.

Il controllo sulle univocità delle anagrafiche, basato sulla verifica di partita iva e codice fiscale, è stato reso disponibile all’interno dell’editor anagrafica. Il nuovo controllo consente di definire se l’anagrafica:

  • Può essere duplicata (Consenti duplicati);
  • Non può essere duplicata (Non consentire duplicati).

 

In “Configurazioni” > “Generale” > “Azienda e azioni” è stata eliminata la sezione “Anagrafica e qualità dei dati” e la configurazione “Mezzo comunicazione preferito predefinito” è stata trasferita nella configurazione “Mezzo comunicazione” presente in “Configurazioni” > “Marketing” > “Comunicazioni”.

Spostamento funzionalità “Esporta movimenti di magazzino” e “Esportazione mastro di magazzino”

Note di rilascio

Trasferite da “Magazzino” > “Situazione” a “Magazzino” > “Movimenti”

Moduli interessati: YAP Officina – YAP Gomme

Le funzionalità “Esporta movimenti di magazzino” ed “Esportazione mastro di magazzino” sono state spostate da “Archivio” > “Magazzino” > “Situazione” in “Archivio” > “Magazzino” > “Movimenti“, per meglio soddisfare la loro modalità d’uso.

Inoltre le finestre “Esporta movimenti di magazzino” e “Esportazione mastro di magazzino” sono state ristrutturate ed aggiornate graficamente per renderle più funzionali. Le nuove versioni sono riportate nelle immagini seguenti.

Esporta movimenti di magazzino

Esporta Mastro di magazzino

Invio massivo fatture elettroniche: indicazione dello stato dei crediti e-Bill

Note di rilascio

Se presente un numero di crediti e-Bill inferiore o sufficiente al numero di fatture da inviare allo SDI

Moduli interessati: YAP Revisioni – YAP Officina – YAP Gomme

Per permettere all’utente di avere immediata contezza dei crediti e-Bill in suo possesso, affinchè siano sufficienti per effettuare l’invio massivo delle fatture elettroniche, la finestra “Creazione e invio massivo delle fatture elettroniche“, accessibile dal pulsante “Crea ed invia fatture elettroniche” (), è stata arricchita delle informazioni sullo stato dei crediti e-Bill.

Nella tabella successiva sono indicate le tre casistiche che la finestra “Creazione e invio massivo delle fatture elettroniche” potrà indicare:

N.B. Nel caso in cui non si posseggano crediti sufficienti per effettuare l’invio massivo, qualora si decida di procedere ugualmente, il sistema invierà un quantitativo di fatture corrispondente al numero di crediti effettivamente presenti e, una volta acquistati i nuovi crediti e-Bill, si dovrà procedere manualmente per l’invio delle fatture rimanenti.

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